Tietosuojaseloste

Päivitetty: 17.7.2026 · Sovellus: Aironi

1. Rekisterinpitäjä ja käsittelijä

Rekisterinpitäjä: Aironin käyttäjä (myyjä tai tämän työnantajayritys) toimii rekisterinpitäjänä niiden asiakaskontaktien henkilötietojen osalta, jotka käyttäjä tallentaa palveluun.

Henkilötietojen käsittelijä: Aironi käsittelee näitä tietoja käyttäjän puolesta. Aironi-palvelua kehittää ja ylläpitää Juho Viinikka; palvelun tarjoajaksi on perusteilla osakeyhtiö (Aironi Oy, Y-tunnus tulossa).

Aironi toimii itse rekisterinpitäjänä käyttäjän omien tilitietojen osalta (sähköpostiosoite, profiilitiedot, kirjautumisloki).

Tietosuoja-asioissa ota yhteyttä: info@aironi.fi

2. Mitä henkilötietoja kerätään

Aironi-sovellus käsittelee seuraavia asiakaskontaktien henkilötietoja:

Nimi
Yritys ja titteli
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Myyntimuistiinpanot (myyjän kirjaamat)
Henkilökohtaiset yksityiskohdat (myyjän kirjaamat, esim. harrastukset)
Kontaktointi- ja tapaamishistoria

Lisäksi sovellus käsittelee äänitallenteita väliaikaisesti tekstintunnistusta varten. Äänitallenteita ei tallenneta pysyvästi — ne poistetaan heti transkription jälkeen.

Käyttäjätilistä tallennetaan: sähköpostiosoite, salasanan tiiviste (scrypt), profiilitiedot (myyntitausta, palvelut, tyyli), mahdollinen tiimi-jäsenyys ja rooli (myyjä/esimies), sekä auditointiloki kirjautumisista ja datankäsittelystä.

Sähköposti- ja kalenteri-integraatio (vapaaehtoinen)

Jos käyttäjä yhdistää Outlook- tai Gmail-tilinsä Aironiin, sovellus käsittelee CRM-kontakteihin liittyviä sähköposteja ja kalenterimerkintöjä seuraavasti:

Luettava data: vain sellaiset viestit ja kalenterimerkinnät joissa lähettäjä, vastaanottaja tai osallistuja on yksi käyttäjän CRM-kontakteista. Muu postilaatikko (perheviestintä, mainoslistat, kollegojen viestit) jätetään käsittelemättä.
Tallennettavat metadata-kentät: lähettäjä, vastaanottaja(t), aihe, lähetysaika, lyhyt esikatselu (max 500 merkkiä), GPT-tiivistelmä (max 280 merkkiä), tunnistettu sävy (positiivinen/neutraali/kielteinen), yhdistetty CRM-kontakti.
Mitä EI tallenneta: sähköpostin koko runko, liitteet, tai viestin sisällön kopio Aironin tietokantaan. Käyttäjä voi avata alkuperäisen viestin omasta postilaatikostaan.
Tarkoitus: näyttää käyttäjälle kontakti-aikajana ilman manuaalista kirjausta. Aronin AI-coach hyödyntää historiaa kontekstina suosituksia muodostaessaan.
Erityiset henkilötietoryhmät (GDPR 9 artikla): Sähköpostien AI-tiivistäjää ohjeistetaan olemaan sisällyttämättä tiivistelmään terveyteen, uskontoon tai poliittiseen mielipiteeseen liittyviä yksityiskohtia. Tämä on tekninen apukeino, ei tae — alkuperäinen viesti voidaan silti käsitellä tiivistystä varten. Ks. erillinen kohta "Erityiset henkilötietoryhmät ja terveysala".
Hallinta: Käyttäjä näkee asetuksista "Mitä Aironi näkee" -listan kaikista luetuista viesteistä ja voi poistaa yksittäisiä rivejä (Art 17). Integraation voi katkaista yhdellä klikkauksella — tällöin OAuth-tokenit tyhjennetään välittömästi ja poll keskeytetään.

3. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Tarkoitus	Oikeusperuste
Myyntiyhteystietojen hallinta	Oikeutettu etu (B2B-myynti)
Myyntimuistiinpanojen kirjaaminen	Oikeutettu etu
Sähköpostiviestintä	Oikeutettu etu / suostumus
CRM-kontaktien sähköpostien luku (Outlook/Gmail)	Rekisterinpitäjän oikeutettu etu; pääsy postilaatikkoon käyttäjän OAuth-suostumuksella
CRM-kontaktien kalenterimerkintöjen luku	Rekisterinpitäjän oikeutettu etu; pääsy kalenteriin käyttäjän OAuth-suostumuksella
Sähköpostiviestien AI-tiivistys	Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (CRM-toiminnallisuus)
Viikkoraportointi (per myyjä)	Rekisterinpitäjän sisäinen käyttö
Tiimi-aggregaatit (esimiehelle)	Rekisterinpitäjän sisäinen käyttö
Kontaktin jako kollegalle	Käyttäjän nimenomainen toiminto

4. Tiimi-tilauksen tietojenkäsittely

Tiimi-tilauksen myyjien tiedot ovat aina myyjän omassa hallinnassa. Esimies näkee tiimistään seuraavat aggregaatit:

Per myyjä: kontaktimäärä, pipeline (€), tämän kuun klousatut, kuumien liidien lukumäärä, viimeinen kirjautuminen
Tiimitason summat ja vertailut

Esimies ei näe myyjien muistiinpanojen sisältöä, AI-coach-keskusteluja, äänitallenteita eikä kontaktien yksityistietoja (puhelin, sähköposti). Sama koskee tiimiraportteja sähköpostissa.

Kontaktin jako: Myyjä voi nimenomaisella toiminnolla jakaa yksittäisen kontaktin tiimikollegalle. Tällöin kontaktin tiedot KOPIOIDAAN kollegan omistukseen — alkuperäinen säilyy jakajalla. Jako merkitään lokiin (jakaja, vastaanottaja, ajankohta) auditointia varten. Lokia säilytetään 12 kuukautta.

Duplikaattivaroitus: Kun myyjä kirjaa uuden kontaktin, järjestelmä saattaa varoittaa että sama yritys on jo kollegan listalla. Tällöin näytetään vain kollegan nimi/sähköposti, kontaktimäärä ja viimeinen kontaktoinnin päivä — ei muistiinpanoja eikä yhteystietoja.

5. Alihankkijat ja tietojen siirto

Alihankkija	Rooli	Sijainti
OpenAI, L.L.C.	Äänen transkriptio (gpt-4o-transcribe), tekstianalyysi, sähköpostien tiivistys	USA (SCC + EU-US DPF)
Render Services, Inc.	Sovelluksen hosting (sovellus + PostgreSQL)	USA (SCC + EU-US DPF)
Functional Software, Inc. (Sentry)	Virheseuranta ja tekninen vianselvitys	USA (SCC + EU-US DPF)
Resend, Inc.	Sähköpostien lähetys (ensisijainen)	USA (SCC + EU-US DPF)
Google LLC (Calendar / Gmail)	Vapaaehtoinen kalenteri- ja sähköpostiintegraatio	USA (SCC + EU-US DPF)
Google LLC (Gmail SMTP)	Sähköpostin välitys — varakanava, käytössä vain jos Resend-lähetys epäonnistuu	USA (SCC + EU-US DPF)
Microsoft Corporation (Graph API)	Vapaaehtoinen Outlook-/Microsoft 365 -integraatio	USA / EU (SCC + EU-US DPF)

Tietoja ei myydä tai luovuteta kolmansille osapuolille edellä mainittujen alihankkijoiden ulkopuolelle.

OpenAI-koulutusdata: Aironi käyttää OpenAI API:a (ei ChatGPT-kuluttajatuotetta). OpenAI API:n oletusasetus on, ettei syötteistä saatua dataa käytetä mallien koulutukseen.

Käyttäjän omat integraatiot: Jos käyttäjä ottaa itse käyttöön Pipedrive-, HubSpot-, Google Calendar- tai Microsoft Outlook -integraation, tietoja siirtyy kyseiselle palvelulle käyttäjän omasta aloitteesta. Nämä integraatiot eivät ole käytössä oletuksena.

6. AI-mallien käyttö

Aironi käyttää OpenAI:n GPT- ja Whisper-malleja puheen tunnistukseen ja tekstin tuottamiseen. Tietojasi ei käytetä AI-mallien kouluttamiseen (API-käyttö), ja OpenAI säilyttää käsiteltyä dataa enintään 30 päivää väärinkäytösten estämiseksi. Tietoja ei käytetä mainontaan.

7. Tietojen säilytysaika

Käyttäjän kontaktit ja muistiinpanot: niin kauan kuin tili on aktiivinen. Tilin sulkeminen poistaa tiedot välittömästi.
Sähköposti- ja kalenteri-interaktiot: Säilytetään niin kauan kuin liitetty CRM-kontakti on aktiivinen. Käyttäjä voi poistaa yksittäisiä rivejä "Mitä Aironi näkee" -näkymästä. Kontaktin poistaminen poistaa myös sen interaktiot.
Audit-loki: 12 kuukautta (kirjautumiset, tilin sulkemiset, tiimi-jako-tapahtumat).
Sähköpostien lähetys-loki: 90 päivää (Resend / Render-lokit).
Suspended tiimi-tili: 90 päivän odotusaika ennen lopullista poistoa, kun viimeinen esimies sulkee tilinsä.
Keskeytetty tili (maksamatta jättäminen): Jos pääsy palveluun keskeytetään maksullisen tilauksen puuttuessa, tili ja siihen liittyvä data säilytetään 90 päivää ennen pysyvää poistoa. Tänä aikana käyttäjä voi viedä tietonsa ulos tai ottaa tilauksen käyttöön.
Uutiskirjetilaus: niin kauan kuin tilaus on voimassa. Kesken jäänyt tilaus (vahvistamatta 30 päivää) ja peruttu tilaus (6 kuukautta perumisesta) poistetaan automaattisesti. Ks. kohta 8.

8. Uutiskirje ja markkinointiviestintä

Aironi tarjoaa vapaaehtoisen uutiskirjeen (myyntivinkit sähköpostiin), jonka voi tilata aironi.fi-sivustolta. Uutiskirjeen osalta Aironi toimii rekisterinpitäjänä.

Mitä kerätään: sähköpostiosoite, tilaushetki ja -lähde (esim. mikä sivuston lomake), lomakkeen tekstiversio (A/B-testaus) sekä viestien avaustieto (ks. alla).
Oikeusperuste: suostumus (GDPR 6.1 a). Tilaus vahvistetaan kaksivaiheisesti — viestejä ei lähetetä ennen kuin olet klikannut sähköpostiisi lähetettyä vahvistuslinkkiä.
Avausseuranta: uutiskirjeviestit sisältävät avaustiedon keräävän kuvaelementin. Sitä käytetään vain siihen, että lopetamme lähetykset automaattisesti jos et avaa viestejä — ei profilointiin eikä mainontaan.
Peruminen: jokaisen viestin lopussa on perumislinkki. Peruminen lopettaa lähetykset heti, ja tietosi poistetaan automaattisesti 6 kuukauden kuluessa — tai heti pyynnöstä (info@aironi.fi).
Kokeilun elinkaariviestit: kokeilun aikana lähetämme palvelun käyttöön liittyviä viestejä (esim. vahvistusmuistutus, aloitusvinkit) osana palvelun toimitusta. Kokeilun päättymisen jälkeisiä markkinointiviestejä lähetetään vain, jos annoit rekisteröityessä erillisen markkinointiluvan.
Tilin sulkeminen: jos suljet Aironi-tilisi, myös samalla sähköpostiosoitteella oleva uutiskirjetilaus poistetaan samassa yhteydessä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella käyttäjällä on oikeus:

Tarkastaa omat tietonsa
Oikaista virheelliset tiedot
Poistaa tietonsa ("oikeus tulla unohdetuksi") — ks. tilin sulkeminen alla
Siirtää tietonsa: täysi JSON-kopio (/export-full) tai CSV (/export-data)
Vastustaa käsittelyä
Tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi)

Tilin sulkeminen: "Sulje tili" -toiminto Omat tiedot -näkymässä lähettää sähköpostiin täyden datakopion (JSON-liite) ja poistaa kaikki tietosi tietokannasta välittömästi. Toiminto on peruuttamaton.

10. Tietoturva

Kaikki liikenne salataan HTTPS-protokollalla
Äänitallenteet poistetaan välittömästi transkription jälkeen
Salasanat tallennetaan scrypt-tiivisteenä — ei selväkielisinä
OAuth-tokenit (Google Calendar, Gmail, Microsoft 365) ja kolmannen osapuolen API-avaimet (Pipedrive, HubSpot) salataan tietokannassa AES-256-GCM-algoritmilla — ne eivät ole luettavissa edes tietokannan dumpsta ilman erillistä salausavainta
Pääsy tietoihin on rajattu kirjautumisella ja roolipohjaisella eristyksellä; jokaisella tietokantakyselyllä on käyttäjäkohtainen scope (customer_id)
Tietokanta on suojattu vahvalla salasanalla ja TLS-yhteydellä
Tilin pakko-vaihdettava väliaikainen salasana on voimassa 7 vrk
Palveluntarjoajan ylläpidolla voi olla teknisen tuen ja vianselvityksen vuoksi rajattu pääsy palvelun tietoihin; pääsy on salassapitovelvollisuuden alaista ja merkitään lokiin

11. Erityiset henkilötietoryhmät (GDPR 9 artikla) ja terveysala

Aironi on myyntityökalu, joka on tarkoitettu yhteystietojen, kontaktivaiheiden ja myyntimuistiinpanojen kirjaamiseen. Suosittelemme, ettet syötä Aironiin terveydentilaa, hoitoa, diagnooseja tai muita 9 artiklan tarkoittamia erityisiä henkilötietoja — et saneluun, muistiinpanoihin etkä muihin vapaisiin kenttiin.

Jos kirjaat tällaisia tietoja, ne voivat tallentua ja siirtyä alikäsittelijälle (OpenAI, USA) käsiteltäväksi. Toimit tällöin rekisterinpitäjänä ja vastaat siitä, että sinulla on käsittelylle 9 artiklan mukainen peruste.

Aironia ei ole tarkoitettu eikä sitä saa käyttää potilas- tai asiakaskertomuksena, hoidon dokumentointiin eikä korvaamaan lakisääteistä potilasasiakirjaa. Aironi ei ole sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetussa laissa (703/2023) tarkoitettu sote-tietojärjestelmä, eikä sitä ole liitetty Kanta-palveluihin.

12. Tietoturvaloukkaukset

Jos Palveluntarjoaja (käsittelijänä) havaitsee henkilötietoihin kohdistuvan tietoturvaloukkauksen, se ilmoittaa siitä rekisterinpitäjälle (sinulle) ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään 24 tunnin kuluessa havaitsemisesta, ja avustaa selvittämisessä. Rekisterinpitäjänä vastaat loukkauksen ilmoittamisesta tietosuojavaltuutetulle 72 tunnin kuluessa (33 artikla) ja tarvittaessa rekisteröidyille (34 artikla). Niiltä osin kuin Aironi toimii itse rekisterinpitäjänä (tilitiedot), Aironi vastaa omista ilmoituksistaan.

13. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tätä selostetta päivitetään tarvittaessa. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan käyttäjille.

Lataa täysi kopio (JSON) · Lataa kontaktit (CSV)

Tilin sulkeminen löytyy Omat tiedot > Tietoturva-osiosta