Tietojenkäsittelysopimus (DPA)

1. Sopimuksen tarkoitus

Tämä sopimus määrittelee ehdot, joilla Palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja Asiakkaan puolesta Aironi-palvelua käyttäen, EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) artiklan 28 mukaisesti.

2. Käsittelyn kohde ja tarkoitus

Palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja ainoastaan Asiakkaan antamien dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:

• Myyntiyhteystietojen tallentaminen ja hallinta
• Äänitallenteiden transkriptio tekstiksi (väliaikainen — poistetaan heti)
• Myyntimuistiinpanojen analysointi ja luokittelu
• Sähköpostien ja kalenterimerkintöjen luku CRM-kontakteilta (vapaaehtoinen, käyttäjäkohtainen OAuth-suostumus Outlook/Gmail/Google Calendar -tilille). Datan minimointi: vain CRM-kontaktien kanssa käydyt viestit. Tallennettavat kentät: lähettäjä, vastaanottaja, aihe, ajankohta, esikatselu (max 500 c) ja GPT-tiivistelmä (max 280 c). Koko sisältöä ei tallenneta pysyvästi.
• Viikkoraporttien generointi (per myyjä) ja tiimi-aggregaattien koostaminen (esimiehelle)
• Tiimi-jäsenten välinen kontaktien jako Asiakkaan käyttäjien nimenomaisesta toiminnosta

3. Käsittelijän velvollisuudet

Palveluntarjoaja sitoutuu:

• Käsittelemään henkilötietoja vain tässä sopimuksessa määriteltyihin tarkoituksiin
• Varmistamaan, että käsittelyyn oikeutetut henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon
• Toteuttamaan asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvatoimet (ks. kohta 5)
• Eristämään Asiakkaan tiedot muista asiakkaista käyttäjäkohtaisella scopella (customer_id) — esimies näkee tiimistään vain whitelistatut aggregaatit, ei muistiinpanojen sisältöä
• Avustamaan Asiakasta rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisessa (export-flow + tilin sulkeminen integroitu sovellukseen)
• Poistamaan tai palauttamaan kaikki henkilötiedot sopimuksen päättyessä (Asiakkaan käynnistämä tilin sulkeminen poistaa tiedot välittömästi)
• Ilmoittamaan tietoturvaloukkauksista viipymättä (max 24h havaitsemisesta)

4. Alihankkijat

Palveluntarjoaja käyttää seuraavia alihankkijoita Asiakkaan hyväksynnällä:

• OpenAI, L.L.C. — äänen transkriptio (gpt-4o-transcribe), tekstianalyysi ja sähköpostien tiivistys (SCC + EU-US DPF). OpenAI API:n oletusasetus on, ettei dataa käytetä mallien koulutukseen.
• Render Services, Inc. — sovelluksen hosting + PostgreSQL (USA, Oregon; SCC + EU-US DPF)
• Functional Software, Inc. (Sentry) — virheseuranta ja tekninen vianselvitys (SCC + EU-US DPF)
• Resend, Inc. — sähköpostien lähetys (SCC + EU-US DPF)
• Google LLC — vapaaehtoinen Calendar- ja Gmail-integraatio (käyttäjäkohtainen OAuth-suostumus); lisäksi Gmail SMTP sähköpostien välityksen varakanavana, käytössä vain jos Resend-lähetys epäonnistuu
• Microsoft Corporation — vapaaehtoinen Outlook- / Microsoft 365 -integraatio Microsoft Graph -rajapinnan kautta (käyttäjäkohtainen OAuth-suostumus)

Jos Asiakkaan käyttäjä ottaa itse käyttöön Pipedrive-, HubSpot-, Google Calendar- tai Microsoft Outlook -integraation, tietoja siirtyy kyseiselle palvelulle käyttäjän omasta aloitteesta. Nämä integraatiot eivät ole käytössä oletuksena.

5. Tietoturva

Palveluntarjoaja toteuttaa vähintään seuraavat tekniset turvatoimet:

• HTTPS-salaus kaikessa tiedonsiirrossa
• Salasanat tallennetaan scrypt-tiivisteenä; pakko-vaihdettava väliaikainen salasana voimassa 7 vrk
• OAuth-tokenit ja CRM-API-avaimet (Pipedrive, HubSpot) salataan AES-256-GCM-algoritmilla tietokannassa
• Tietokantaroolipohjainen pääsynhallinta + customer_id-scope jokaisessa kyselyssä (multi-tenant-eristys)
• Tiimi-feature: esimies näkee vain whitelistatut aggregaatit, ei muistiinpanoja, äänikirjauksia eikä AI-coach-keskusteluja
• Audit-loki kirjautumisista, tilin sulkemisista ja kontaktin jaoista (12 kk)
• Äänitallenteita ei säilytetä pysyvästi — poistetaan heti transkription jälkeen
• Tietoturvaloukkausilmoitus rekisterinpitäjälle 24h kuluessa havaitsemisesta

6. Sopimuksen voimassaolo

Sopimus on voimassa niin kauan kuin Palveluntarjoaja käsittelee Asiakkaan henkilötietoja. Sopimus päättyy automaattisesti palvelusopimuksen päättyessä. Tiimi-tilauksessa viimeisen esimiehen poistuessa tiimi merkitään 90 päivän odotusaikaan ennen lopullista poistoa, ellei Asiakas pyydä välitöntä poistoa.